Sygnaliści
1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
Zgłoszenie pisemne na adres do korespondencji: Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Legnicy pl. Słowiański 1, 59-220 Legnica, z dopiskiem na kopercie „zgłoszenie zewnętrzne - nie otwierać do rąk własnych kierownika biura”
Zgłoszenie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na adres poczty elektronicznej: sygnalisci@skolegnica.pl
Zgłoszenie ustne: podczas bezpośredniego spotkania z upoważnioną osobą, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania od sygnalisty wniosku o taką formę zgłoszenia
Zgłoszenia anonimowe nie są przyjmowane. Dokonanie zgłoszenia za pośrednictwem innych kanałów komunikacji niż określone nie jest dopuszczalne.
2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną
Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, iż informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, którą uzyskano w kontekście związanym z pracą (art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów).
3. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji
- Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Legnicy przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne (poza anonimowymi),
- Kolegium dokonuje ich wstępnej weryfikacji polegającej na ustaleniu czy zgłoszenie może być uznane za zgłoszenie zewnętrzne ( m.in. czy pochodzi od sygnalisty) i czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Kolegium, a jeżeli nie, ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań;
- Kolegium rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu jego działania;
- Kolegium przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu - oraz informuje o tym sygnalistę;
- Kolegium podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności;
- Kolegium kontaktuje się z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i w razie potrzeby zwraca się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji;
- Kolegium przekazuje zainteresowanym osobom informacje na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych;
- Kolegium przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpi wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Kolegium ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty;
- Kolegium odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa;
- Kolegium informuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia;
- Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Kolegium może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie;
- Kolegium może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Organ publiczny informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty;
- W przypadku, gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w art. 227 KPA, lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych;
- W przypadku gdy przepisy odrębne nie pozwalają ustalić organu właściwego do rozstrzygnięcia sporu o właściwość między organami publicznymi, w zakresie rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego lub podjęcia działań następczych zastosowanie znajdą odpowiednio przepisy art. 22 i art. 23 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego;
- Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, Kolegium:
- nie informuje się sygnalisty o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego
- nie przesyła się sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego
- nie wydaje się zaświadczenia potwierdzającego ochronę przysługującą sygnaliście
- nie udziela informacji zwrotnej;
- Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego
- W zakresie nieuregulowanym do postępowania przed organami publicznymi stosuje się odpowiednio przepisy działów VII i VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego
4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji
Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Legnicy przekazuje sygnaliście w formie pisemnej na adres do korespondencji podany w zgłoszeniu przez sygnalistę informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
W uzasadnionych przypadkach (np. konieczności przeprowadzenia skomplikowanego postępowania wyjaśniającego) Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Legnicy przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
Informacja zwrotna będzie zawierała informację jakie zostały podjęte stosownie do okoliczności czynności (np. przesłuchanie osób wskazanych jako świadkowie w zgłoszeniu), a także czy planowane jest podjęcie czynności i jakich (np. przesłuchanie osób wskazanych jako świadkowie w zgłoszeniu), informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa, informację o ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa, informację na temat powodów podjętych działań następczych.
Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Legnicy poinformuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych
Procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:
- uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
- zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
- upoważnieni pracownicy SKO w Legnicy zostali zobowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych. Tajemnica ta obowiązuje ich także po ustaniu stosunku pracy.
6. Zasady przetwarzania danych osobowych (klauzula informacyjna).
7. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym
Działania następcze to działania podjęte przez Kolegium w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu oceny przeciwdziałania naruszeniu prawa.
Są to w szczególności następujące działania:
- postępowanie wyjaśniające
- wszczęcie postępowania administracyjnego
- wniesienie oskarżenia
8. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
- Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań (np. odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy , obniżenia wysokości wynagrodzenia , przeniesienia na inne stanowisko, mobbingu, dyskryminacji, zastosowania środka dyscyplinarnego itp.)
- Sygnalista wobec którego dopuszczono się działań odwetowych ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub prawo do zadośćuczynienia
- Kolegium zapewnia poufność tożsamości sygnalisty ( dostęp do informacji objętych zgłoszeniem mają tylko upoważnione osoby)
- Każdej osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia prawa (sygnaliście) przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, świadczone na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat/miasto na prawach powiatu, który jest właściwy dla miejsca zamieszkania.
9. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16;
- Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa;
- W sytuacji, gdy sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności (w tym dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa)
- W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
- Jeżeli uzyskanie lub dostęp do informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie stanowią czynu zabronionego, nie mogą stanowić również podstawy. odpowiedzialności.
10. Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych
Zachęcamy do skorzystania w pierwszej kolejności z dokonania zgłoszenia wewnętrznego w podmiocie w którym sygnalista pracuje, pracował, z którym utrzymywał lub utrzymuje kontakt w kontekście związanym z pracą tj. miejscu z którym osoba jest związana zgodnie z procedurą obowiązującą w danej strukturze organizacyjnej.
11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
tel. centrali: (22) 55 17 700
fax: (22) 827 64 53
e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
